Infographic: 7 điều cần chuẩn bị để tổ chức cuộc họp hiệu quả

0

7 điều cần chuẩn bị để tổ chức cuộc họp hiệu quả dành cho HR

Tổ chức cuộc họp là một trong những đầu việc được thực hiện thường xuyên, hàng tuần, hàng tháng của nhân sự các cấp quản lý. Tuy nhiên, tổ chức sao cho hiệu quả, tinh gọn là một kỹ năng cần học. KynaBiz giới thiệu bộ infographic “7 điều cần chuẩn bị để tổ chức cuộc họp hiệu quả”. Hy vọng sẽ giúp các anh, chị quản lý nắm được các bí quyết chuẩn bị, điều hướng, dẫn dắt cuộc họp theo đúng mục đích, ra được kết quả, đồng thời giữ được không khí họp hành thoải mái trong nội bộ đội ngũ.

Nếu bạn không xem được hình, KynaBiz đã sao chép phần nội dung bằng văn bản để bạn tiện theo dõi!

  1. Đặt mục đích họp rõ ràng

Bì quyết tổ chức họp hiệu quả: đặt mục đích họp rõ ràng

Đặt mục đích họp rõ ràng để tổ chức cuộc họp hiệu quả

Mục đích họp càng cụ thể, người tham dự càng dễ hình dung vai trò của mình và hành xử có trách nhiệm hơn. Trong tiêu đề thư mời họp, nên đặt mục đích họp mang tính hành động như: “Họp để giải quyết vấn đề ABC” hoặc “Xin biểu quyết về dự án XYZ” thay vì “Họp về vấn đề ABC hoặc dự án XYZ.”

  1. Cân nhắc người tham dự

Bí quyết tổ chức họp hiệu quả: cân nhắc người tham dự

Cân nhắc người tham dự để tổ chức cuộc họp hiệu quả

Chất lượng hơn số lượng. Bạn có thể cân nhắc con số 5-7 người trong một buổi họp (số lượng người ăn hết 2 chiếc pizza). Không nên mời vào phòng họp những người không có vai trò cụ thể với những đầu việc cần giải quyết trong buổi họp.

  1. Thông báo thời gian, địa điểm

Bí quyết tổ chức họp hiệu quả: thông báo thời gian, địa điểm rõ ràng

Thông báo thời gian, địa điểm rõ ràng để tổ chức cuộc họp hiệu quả

Bạn nên thông báo thời gian, địa điểm họp ít nhất là trước một ngày để mọi người chủ động sắp xếp thời gian. Bạn có thể dùng công cụ Google Calendar để lên lịch họp, gửi email tự động cho những người tham dự. Công cụ này cũng hỗ trợ những người được mời họp xác nhận mình có thể tham dự được hay không.

  1. Soạn một biên bản họp

Bí quyết tổ chức họp hiệu quả: lập một biên bản họp

Phải có một biên bản họp để tổ chức cuộc họp hiệu quả

Hãy soạn một mẫu biên bản họp thật rõ ràng và cụ thể. KynaBiz gợi ý cho bạn 4 thông tin cần có như: Đầu việc gì cần giải quyết, Diễn giải chi tiết, Ai là người chịu trách nhiệm thực thi (person in-charge) và Hướng hành động tiếp theo là gì (next step).

  1. Chuẩn bị tài liệu kỹ càng

Bí quyết tổ chức họp hiệu quả: chuẩn bị tài liệu kỹ càng

Chuẩn bị tài liệu kỹ càng để tổ chức cuộc họp hiệu quả

Nếu bạn là người chủ trì, hãy gửi trước bản mềm tài liệu họp cho những người tham dự. Trong buổi họp, bạn cũng có thể in tài liệu ra phát cho mọi người để họ tiện theo dõi. Tránh trường hợp các thành viên vào họp khi chưa đọc tài liệu hoặc chuẩn bị vào họp mới bắt đầu lấy tài liệu đi in.

  1. Đặt ra một số luật lệ

Bí quyết tổ chức họp hiệu quả: đặt ra một số luật lệ

Đặt ra một số luật lệ trong buổi họp để tổ chức cuộc họp hiệu quả

Chẳng hạn như: Chỉ phát biểu sau khi người khác đã dứt câu, Chỉ thảo luận 1 vấn đề trong 1 khoảng thời gian, hay Mỗi người được trình bày tối đa 1 phút… Có thể khuyến khích mọi người tự giác, nhưng việc đặt ra các luật lệ sẽ giúp buổi họp đi đúng hướng và duy trì sự tập trung của các thành viên.

  1. Có thư ký cuộc họp

Bí quyết tổ chức họp hiệu quả: có thư ký cuộc họp

Hãy phân công một người làm thư ký cuộc họp

Bạn nên phân công cho một người giữ vị trí thư ký. Người thư ký cuộc họp sẽ theo dõi tiến độ, thông báo thời gian, ghi chú biên bản họp, ghi lại tất cả ý kiến đóng góp và phụ trách gửi biên bản sau khi họp (có hướng hành động tiếp theo) cho những người đã tham dự.

Bí quyết tổ chức họp hiệu quả

Theo thống kê từ Fuze, có hơn 67% cuộc họp là thất bại. Chuẩn bị kỹ càng không chỉ giúp cuộc họp của bạn hiệu quả hơn, điều hướng cuộc họp vào những việc quan trọng cần giải quyết, nó còn giúp tiết kiệm thời gian của mọi người và giữ cho không khí làm việc luôn tươi mới, đặc biệt là sau những buổi họp đầu tuần.

Để được tư vấn thêm về chương trình đào tạo các kỹ năng cho người đi làm, đặc biệt là kỹ năng dành cho cấp quản lý, xin liên hệ: 0986 207 422 (gặp Hiếu) hoặc email đến TuVan@KynaBiz.vn. Trân trọng cảm ơn!

Thực hiện: KynaBiz – Giải pháp đào tạo nội bộ toàn diện dành cho doanh nghiệp

Infographic: 7 điều cần chuẩn bị để tổ chức cuộc họp hiệu quả
4.9 (97.78%) 9 votes

Advertisements