Đào tạo nhân viên đặt phòng khách sạn – Mô tả công việc và những kỹ năng cần thiết

0

Hiện nay, việc đặt phòng trước khi đến khách sạn để đảm bảo nơi ở là lựa chọn của nhiều người, nhất là trong mùa cao điểm du lịch, lễ hội,… Nhân viên đặt phòng chính là người tiếp nhận thông tin đặt phòng, bố trí phòng theo yêu cầu của khách hàng. Tuy công việc không quá phức tạp nhưng vị trí này lại đóng vai trò quan trọng trong xây dựng uy tín khách sạn. Vì vậy, sau đây Kyna sẽ gửi đến các bạn những thông tin cơ bản nhất trong đào tạo nhân viên đặt phòng khách sạn.  

Các nguồn khách đặt phòng

Điều đầu tiên các bạn cần nắm được khi tìm hiểu về chương trình đào tạo nhân viên đặt phòng là các nguồn khách đặt phòng bao gồm:

Các nguồn khách đặt phòng

Các nguồn khách đặt phòng

– Nguồn khách đặt phòng trực tiếp: Khách trực tiếp đến khách sạn, khách gọi điện thoại, gửi thư tín, Fax, thư điện tử (email), qua internet.
– Nguồn khách đặt phòng qua các đại lý trung gianđại lý du lịch, hãng lữ hành, hãng hàng không, văn phòng du lịch địa phương.
– Nguồn khách qua hệ thống đặt phòng trung tâm
Hệ thống đặt phòng trung tâm thường được thiết lập giữa các khách sạn trong cùng một tập đoàn hoặc các tập đoàn khách sạn khác nhau nhằm mục đích tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc đặt phòng khách sạn.

Các hình thức đặt phòng

Tiếp theo, chương trình đào tạo nhân viên đặt phòng cần nêu rõ các hình thức đặt phòng gồm:

– Đặt phòng có đảm bảo

Đặt phòng có đảm bảo là thoả thuận giữa khách sạn và khách, theo đó khách sạn phải đảm bảo giữ phòng cho khách tới thời điểm check – out của ngày hôm sau tính theo ngày khách định đến. Nếu khách không sử dụng phòng và không báo huỷ, theo quy định của khách sạn thì khách phải đền bù tiền cho khách sạn. Các phương thức đảm bảo: thanh toán trước tiền phòng, tiền đặt cọc, thẻ tín dụng,…

– Đặt phòng không được đảm bảo 

Đặt phòng không được đảm bảo là việc đăng ký giữ chỗ trước mà khách sạn chỉ giữ phòng cho khách tới một thời điểm nhất định tuỳ theo quy định của từng khách sạn (thường là 18.00pm) của ngày khách định đến.

Mô tả công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn

Trong đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp nói chung hay đào tạo nhân viên đặt phòng nói riêng, đều cần làm rõ quy trình thực hiện và trách nhiệm của người đảm nhiệm vị trí công việc.

Mô tả công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn

Mô tả công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn

Dưới đây là bản mô tả công việc của một nhân viên đặt phòng khách sạn:

– Tiếp nhận yêu cầu đặt phòng.

– Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn thông qua việc kiểm tra trên hệ thống phần mềm về số lượng và loại phòng còn trống với nhu cầu của khách.

– Thỏa thuận với khách hàng về: giá phòng, thời gian lưu trú, các dịch vụ kèm theo và các yêu cầu đặc biệt khác.

– Nhập các thông tin đặt phòng lên hệ thống theo mẫu của khách sạn

– Xác nhận lại việc đặt phòng của khách.

– Cập nhật và lưu giữ đầy đủ thông tin của khác theo thứ tự ngày đến và danh sách khách được xếp theo vần Alphabet.

– Nhận khẳng định lại từ khách: các khách sạn thường yêu cầu khách khẳng định lại việc đặt phòng trong khoảng 15 ngày đối với khách đoàn và 3 ngày đối với khách lẻ.

– Tổng hợp tình hình đặt phòng hàng ngày.

Nhân viên đặt phòng khách sạn cần kỹ năng gì?

Chi phí đào tạo là chi phí quản lý doanh nghiệp cần thiết đầu tư dài hạn giúp nâng cao khả năng làm việc của nhân viên.

Vậy cần đào tạo nhân viên đặt phòng những kỹ năng gì?

– Thân thiện, niềm nở với khách.

– Nắm rõ quy trình làm việc, đặc thù công việc và các phần mềm, công cụ hỗ trợ làm việc của nhân viên đặt phòng.

– Chính xác, tỉ mỉ, không tạo ra sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình làm việc

– Có ngoại hình tốt.

– Có khả năng giao tiếp và kỹ năng xử lý tình huống tốt.

– Có khả năng sử dụng ngoại ngữ.

– Biết phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn để làm việc hiệu quả.

Hy vọng bài viết trên đã mang đến cho các bạn cái nhìn tổng quan nhất về đào tạo nhân viên đặt phòng khách sạn. Để tiến gần hơn với vị trí này các bạn có thể tham khảo thêm về các khóa học của Kyna thông qua website https://kynabiz.vn/ hoặc gọi đến tổng đài 1900 6364 09 để được tư vấn trực tiếp.

Đào tạo nhân viên đặt phòng khách sạn – Mô tả công việc và những kỹ năng cần thiết
5 (100%) 5 votes

Advertisements
close-link