Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

0

Cách nói chuyện qua điện thoại với khách hàng cũng quan trọng như cách nói chuyện trực tiếp mặt đối mặt vậy. Do đó trau dồi kỹ năng giao tiếp qua điện thoại  là rất quan trọng để xây dựng nên các mối quan hệ tốt đẹp.

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

1. Khi bạn là người nhận cuộc gọi

Khi là người tiếp nhận cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Hãy lưu ý những điều sau đây:

1.1. Đừng để người gọi độc thoại

Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện nên sẽ chủ động nói nhiều. Đừng chỉ biết im lặng lắng nghe mà hãy đáp lại họ, đó là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại chuyên nghiệp. Những câu trả lời dù ngắn hay dài nhưng cũng sẽ thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và hiểu những gì họ nói.

1.2. Giọng nói từ tốn, vừa phải

Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đó bạn hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải. Đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu, nhưng cũng đừng quá nhỏ khiến họ không nghe rõ. Đây cũng là một kỹ năng bán hàng hiệu quả mà các bạn telesale đặc biệt phải ghi nhớ.

1.3. Nghe với thái độ niềm nở, tích cực

Dù là qua điện thoại nhưng đối phương cũng sẽ cảm nhận được thái độ của bạn là như thế nào bởi lời nói sẽ thể hiện tất cả. Vì vậy, một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cần thiết là hãy luôn niềm nở, tích cực và nở nụ cười.

1.4. Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn là làm gián đoạn cuộc nói chuyện bị. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ cảm thấy không được bạn tôn trọng.

1.5. Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt

Kỹ năng là gì? Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại này sẽ giúp bạn chủ động hơn khi trả lời những câu hỏi, thắc mắc của người gọi đến.

1.6. Không bất ngờ gác máy

Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu và khiến bạn trở thành một người bất lịch sự, không tôn trọng người khác.

2. Khi bạn là người gọi

Nếu là người gọi các bạn cần chú ý các vấn đề sau:  

Khi bạn là người gọi

Khi bạn là người gọi

2.1. Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi

Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc đầu tiên bạn cần làm là chào họ và xưng danh tính rõ ràng để người nghe nắm được thông tin của bạn.

2.2. Cân nhấc giờ và thời điểm gọi

Bạn hãy cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Chọn thời điểm thích hợp để gọi cũng là một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại quan trọng giúp mang lại hiệu quả tốt hơn cho bạn.  

2.3. Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm

Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn.

2.4. Chuẩn bị trước nội dung trao đổi

Bạn không thể gọi điện đến cho khách hàng, đối tác rồi không biết phải nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi. Điều này vừa làm mất thời gian của bạn vừa khiến cho người nhận điện thoại cảm thấy không thoải mái.

Đây cũng là một kỹ năng lãnh đạo cần phải có, hãy chuẩn bị sẵn sàng tất cả nội dung cần thiết trước khi hành động.

2.5. Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi

Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu như bạn không muốn mất điểm trong mắt của đối phương nhé.

Việc trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tốt sẽ giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Trong kinh doanh đó là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho các cuộc thương lượng đạt hiệu quả tốt hơn.

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả
5 (100%) 5 votes

Advertisements
close-link